U bent hier:

Continu verbeteren: ga van standaard naar standaard!

Het belangrijkste bij continu verbeteren is er mee te beginnen en er niet meer mee te stoppen. Zo dat is makkelijk, die had je zelf ook kunnen bedenken. Maar wat betekent dit dan als je wilt dat jouw team zich dagelijks verbetert?

In 2003 werd David Brailsford aangesteld als de nieuwe Performance Directeur van de Britse Wielerbond. Tot die tijd stelde het Engelse wielrennen weinig tot niets voor. Weinig gewonnen, weinig talent. Het was zelfs zo erg dat kledingsponsors liever niet hadden dat de Engelse ploeg in hun kleding reed omdat dat negatieve publiciteit was.

Brailsford en zijn team gingen aan de slag en stelden alles ter discussie, én belangrijker, voerden vanaf dag één allerlei kleine verbeteringen door. Lichtere kleding, verwarmde kleding, materiaaltesten, psychologische begeleiding, individueel voedingsonderzoek. Iedere dag opnieuw een stapje verder. Betere kussens, hersteldrankjes en individueel afgestelde bedden thuis. Daarnaast schilderden ze bijvoorbeeld de binnenkant van de teambus wit zodat ze beter vuil konden ontdekken waar ze mogelijk ziek van zouden worden. En deze kleine verbeteringen gingen maar door.

Inmiddels is de lijst met overwinningen van de Britse wielrenners enorm. Sinds 2008 domineren ze de grote wielerrondes, en wedstijden zoals de Olympische spelen. En dat allemaal omdat er dag in dag uit verbeterd wordt. Iedere keer met een kleine stap. Iedere dag opnieuw word de bestaande werkwijze ter discussie gesteld. Op het begin was het verschil met de concurrenten miniem, daarna werd het iedere dag groter en groter. En nu is het bijna niet meer in te halen.

De kracht van iedere dag een klein beetje beter worden is bijna niet te overschatten. Het belangrijkste besluit is daarom om er mee te beginnen en er niet meer mee te stoppen. Maar wat betekent dit dan als je wilt dat jouw team zich dagelijks verbetert?

Laatst, bij een van de TeamBoost! sessies die we als VeranderVisie geven zat teammanager Henri. Henri verzuchtte dat hij continu verbeteren niet meer zag zitten. ,,Je steekt al je energie in nieuwe ideeën, je boekt enkele resultaten en na een maand gaat iedereen weer verder op de oude manier. Een paar medewerkers blijven enthousiast, een paar anderen vinden het geneuzel. Iedereen doet het anders. Ik ben er mee gestopt. Ik kwam doodmoe thuis.”

Teams zijn meestal blij en enthousiast als ze starten met continu verbeteren. Wat we vaak zien bij de start van continu verbeteren is dat er een explosie volgt van ideeën of problemen die aangepakt kunnen worden. En wat we ook zien is dat veel van de ideeën en oplossingen niet structureel hun weg vinden in de dagelijkse werkwijze. De weg van idee naar onderdeel van de dagelijkse praktijk is met klemmen en voetangels bezaaid. Niet goed uitgewerkt, niet goed begrepen, geen zin, idee van iemand anders, wel gestart maar onduidelijk, liever oude werkwijze blijven volgen, geen beloning. Daardoor levert het verbeteren te weinig op. En dat is duur. Energie en geld wordt verspild. Er worden politieke spelletjes gespeeld en die leiden ook nog regelmatig tot persoonlijke drama’s.

De denkfout die veel teams maken is te denken dat continu verbeteren gaat om zoveel mogelijk ideeën en oplossingen te genereren. De eerste uitdaging is echter om de oplossingen te integreren in de dagelijkse werkwijze. De kern van continu verbeteren is niet het vinden van verbeteringen, maar het opnemen van de nieuwe werkwijze in de dagelijkse standaard. Van standaard naar standaard dus. En dat iedere keer opnieuw. Dat is de succesvolle basis van continu verbeteren!

Wat zou het toch mooi zijn als je samen met je team structureel verbeteringen door kunt voeren, als iedereen mee doet. Van standaard naar standaard. En hoe beter dat werkt, hoe leuker het is om iedere keer nieuwe ideeën en problemen aan te dragen. Zo raak je meer en meer In Control. Ook fijn is dat je een keer lekker op tijd naar huis kunt. Zie ook de casus: verzekeraar gaat continu verbeteren.

Continu verbeteren is best wat werk. Niet zomaar een vitaminepil die meteen al je problemen verhelpt. Maar de juiste aanpak levert je talrijke verbeteringen in het operationele proces op. Al doende worden je diensten beter en beter en je klanten blijer en blijer. Net als bij de Britse Wielerbond.

Ons advies over continu verbeteren kan daarom in de volgende hoofdlijnen worden samengev

  1. Start met continu verbeteren en houd er niet meer mee op. Plant het zaadje in het hoofd van je medewerkers: dit gaat niet meer weg!
  2. Besef dat je van standaard naar standaard manier van werken gaat. Bij iedere verbetering wissel je de ene standaard in voor een andere. Zorg dat je als team of afdeling dus heel goed moet wordt in het adopteren van de nieuwe standaard. Dat gaat om gedrag: als we het afspreken dat we het doen dan doen we het ook en we blijven het doen. Ons adagium: werken volgens de standaard staat niet ter discussie. En… iedere standaard staat ter discussie!
  3. Natuurlijk ga je op zoek naar mogelijke verbeteringen en kijk je welke problemen je op kan lossen. Maar ben op het begin voorzichtig met de energie die je in nieuwe ideeën en oplossingen steekt. Want allerlei nieuwe oplossingen uitwerken die niet uitgevoerd worden leidt tot enorme frustratie bij de medewerkers.  Hoe beter het adopteren van nieuwe standaarden gaat hoe meer energie je stopt in het onderzoeken van problemen en ideeën en oplossingen.
  4. Hanteer het vliegwiel idee. Vaak is er weinig tijd om te verbeteren. De winkel moet immers open  blijven. Maar gebruik van de vliegwiel gedachte en spreek af met je manager dat je de tijd die je wint met verbeteren mag hergebruiken voor het bedenken van nieuwe verbeteringen. Zo trek je jezelf langzaam aan je eigen haren uit het moeras.

 

We hopen dat je iets aan ons advies hebt. Ga aan de slag en maak veel plezier!

Heb je hulp nodig of wil je met ons sparren?  Neem dan contact op via dj.swinkels@verandervisie.nl voor een gratis strategie sessie met minimaal 3 idioot simpele manieren om je resultaten snel te verbeteren.

De minimale impact van ons werk moet zijn dat dat de resultaten van team en organisaties verbeteren door onze aanpak. Maar we vinden ons werk alleen interessant als de resultaten blijvend zijn, als de resultaten verder verbeteren als we weg zijn, als de managers en medewerkers er beter door worden, en als managers en medewerkers plezier hebben als ze met ons werken. Kijk op de TeamBoost! pagina voor een uitgebreide beschrijving van onze dienst TeamBoost! We zijn er zelf enthousiast over.