U bent hier:

Verbeteren? Breng eerst de boel op orde.

(Verbeteren zonder organiseren is hetzelfde als een zandkasteel bouwen in de branding. Het lijkt heel wat, je wordt er moe van en ’s avonds is er niets meer van over).

Arjan is teammanager backoffice van een team van 65 medewerkers, Hij klinkt een beetje hopeloos. ,,Dirk, kun je me helpen om mijn processen en prestaties te verbeteren want het gaat niet goed? De productie loopt achter, de achterstanden nemen verder toe en de kwaliteit van ons werk neemt af. Het is een kwestie van tijd voordat de klanten gaan klagen.”

Mensen stellen zich niet vaak zo kwetsbaar op als Arjan. Ik herkende de problemen van Arjan. Ook omdat ik er zelf tegenaan gelopen ben in het verleden. Het patroon is ongeveer als volgt:

  • je constateert een probleem;
  • je gaat (met een verbeterteam) aan de slag;
  • je gaat het doen;
  • het resultaat is ondermaats;
  • de dagelijkse praktijk vraagt om aandacht;
  • je aandacht gaat naar iets anders;
  • de niet-gelukte verbetering komt in het boek: Niet-Gelukte-Verbeteringen.

Enkele symptomen: mensen doen niet wat is afgesproken, de operationele productie krijgt voorrang, de oplossing werkt niet zoals bedacht, het team is er gewoon niet klaar voor, brandjes blussen slurpt alle tijd op. Frustraties alom.

Tijd voor een structurele aanpak!
Ik realiseerde me in de loop van de tijd steeds beter dat het (continu) verbeteren eigenlijk pas goed van de grond komt als het team en de dagelijkse productie goed georganiseerd is. Helemaal niet eerst verbeteren. Eerst maar eens doen wat we al hebben afgesproken. Als je dit niet goed regelt sta je als manager aan een dood paard te trekken. Ik heb vaak gezien dat de manager zich een slag in de rondte werkt terwijl de medewerkers achterover leunen omdat ze eigenlijk niet goed weten wat er verwacht wordt.

Zo ook bij Arjan, doodmoe van het verbeteren. En zijn mensen? Doodmoe van de onduidelijkheid en de vage druk op de prestaties. ,,Dit is al de zoveelste keer dat we beginnen met verbeteren en dat het niet lukt. Het gaat eigenlijk alleen maar slechter", verzuchtte hij. ,,Mensen zijn chagrijnig, hebben er geen zin meer in en helpen elkaar niet meer. We wilden sneller gaan werken en sneller reageren op de klant. En ondertussen gaat het eerder slechter dan beter."

De vraag aan Arjan is natuurlijk ook: wat had je verwacht? Er zijn verschillende redenen waarom verbeteren niet lukt als het team of de afdeling niet goed georganiseerd is. Hier noem ik er enkele, als je nog meer redenen weet houd ik me aanbevolen (dj.swinkels@verandervisie.nl).

Blokkades voor verbeteren als het team onvoldoende georganiseerd is:

  1. waar haal ik de tijd vandaan als ik niet eens tijd heb om de dagelijkse productie te regelen?
  2. je kunt misschien wel verbeteren, maar je kunt het effect niet meten of zien;
  3. als je het al kunt meten dan verwatert het effect want er zijn andere acties gaande (lees: brandjes blussen) die structurele effecten teniet doen;
  4. de ene medewerker volgt de instructie van de verbetering, de  andere weet het eigenlijk toch beter want doet het al jaren zo, dus weg verbetering;
  5. als je  heel veel aandacht besteedt aan verbeteren, gaat er bij minder georganiseerde teams minder aandacht naar de dagelijkse operatie. Met afnemende performance tot gevolg;
  6. waar haal je de capaciteit vandaan als je je afdeling niet goed georganiseerd hebt? Altijd een probleem;
  7. als je al verbetert is het team er niet klaar voor en gaat het team de verbeteringen met andere instructies niet of onvoldoende uitvoeren.

DUS: als je wilt verbeteren, steek dan eerst je energie in het organiseren van je proces en je team. Leg je focus op doen wat je afspreekt. Je zult zien dat je al snel aanzienlijke resultaten haalt, zelfs zonder dat je het proces “slimmer” doet. Vervolgens kun je vanuit die controle met veel plezier, op dag basis, grote en kleine verbeteringen doorvoeren. Verbeteren met een glimlach. Goed organiseren levert direct een positief resultaat en is het platform voor voortdurend verbeteren.

In ons teamprogramma (Jouw team 20% beter in drie maanden) is het organiseren van de team en het proces niet voor niets één van de eerste stappen. Het is mooi te zien wat een stevig fundament op kan leveren aan betere resultaten voor de klant en voor de organisatie. Het allermooiste blijft echter het plezier dat mensen terugkrijgen in hun werk.

De voordelen op een rij:

  1. Je krijgt wat je verwacht.
  2. Er wordt gewerkt zoals afgesproken.
  3. Voor je medewerkers is het duidelijk wat een normale degelijke prestatie is ongeacht de hoeveelheid werk die er nog voor ze ligt.
  4. Je kunt je inzet beter plannen.
  5. Vanuit je dagelijkse prestatie kun je dagelijks verbeteringen doorvoeren..
  6. Je kunt beter meten wat er verbetert (of soms lukt het ook niet, en dan zie je dat ook).
  7. En … mensen hebben veel meer plezier want ze weten wanneer ze een goede prestatie hebben geleverd en gaan veel vaker tevreden naar huis.

En Arjan? ,,Voor mij geen zandkastelen meer”: gaf hij aan. We gingen snel aan de slag en al na een paar weken verbeterden de resultaten en de sfeer in het team. Hij heeft nu duidelijke processen, duidelijke operationele doelen en duidelijke afspraken, oftewel een mooi platform om te verbeteren. Hij helpt zijn mensen om de dagelijkse prestaties te leveren en zijn medewerkers helpen elkaar. Mensen communiceren helder en accuraat met elkaar in plaats van te mopperen op elkaar.

Teams en teammanagers zijn vaak nog te vaak slachtoffer van de verandering in plaats van dat ze de trekkers zijn van verandering. Daarom heb ik een dienst ontwikkeld waarin ik teammanager en team meeneem op een reis van drie maanden. Jouw team 20% beter in drie maanden.  Doel is om in korte tijd een structurele duurzame verandering in effectiviteit te bereiken door zelf een krachtigere leidinggevende te zijn. Kernwoorden: coachend leidinggeven, LEANTeam, gedragsmanagement. (Referenties ruim aanwezig).

Ben je geïnteresseerd om je team of dat van één van je teammanagers weer aan de praat te krijgen nodig me dan uit voor een strategie sessie van een uur waarin ik drie strategieën om teams structureel te verbeteren bespreek. Strategie sessie of bel 06-25091082.