Gesprekken met medewerkers? Ook dat nog. Het is al druk genoeg.

Dat je je medewerkers regelmatig spreekt behoort tot het meest elementaire voor iedere manager. Dus, gesprekken met medewerkers, ook dat nog? Ja, ook dat nog. Of beter gezegd, eigenlijk begint het hiermee.

Maar je hebt het al zo druk en het is al moeilijk genoeg om alle dagelijkse acties af te ronden. En waarom zijn de gesprekken eigenlijk zo belangrijk? Je spreekt je team iedere twee weken. Is dat niet genoeg? En hoe vaak is dan goed?

Waarom zo belangrijk

… voor de medewerker.

Om met het belang te beginnen het volgende. Uit onderzoek (Gallup) blijkt dat het voor medewerkers belangrijk is dat je naar ze luistert, dat er tijd voor hen is ingeruimd, en dat ze in vrijheid dingen kunnen zeggen. Groepsgesprekken zijn ook belangrijk, maar die kunnen de individuele aandacht toch niet vervangen.

“Ik ben zo blij dat we één keer per twee weken even de planning en de voortgang door kunnen nemen”: Verzuchtte één van mijn medewerkers bij één van mijn laatste opdrachten. Het mooie was, ik had verder nog heel weinig gedaan, maar ze was toch al blij met me. Het maakte ook mij weer duidelijk hoe belangrijk de gesprekken zijn voor een goede sfeer en productiviteit.    

En waarom is dat voor jou als manager zo belangrijk?

Een gesprek is een goed moment om prioriteiten te bepalen, feedback te geven, de juiste hulp en ondersteuning af te spreken en om te waarderen. Het kan voor iedereen een leuk moment zijn om naar uit te kijken. Met andere woorden de regelmatige gesprekken zijn bij uitstek momenten om de verwachtingen af te stemmen en om medewerkers belangrijk te maken.

En, als medewerkers het naar hun zin hebben, blijven ze graag bij je organisatie werken. En dat is ook belangrijk. #Quietquitting en #mentaal verzuim zijn niet voor niks trending. Er is op dit moment veel spanning op de arbeidsmarkt. als mensen plezier hebben in hun werk is de kans dat ze blijven uiteraard groter.

De medewerkster uit het voorbeeld hierboven is gebleven terwijl ze weg wilde gaan. Ze vond haar baan erg leuk maar voelde zich niet prettig bij haar vorige manager. Dat is overigens niet zo zeer de verdienste van mij als haar nieuwe manager. Want uit onderzoek blijkt ook een manager meestal niet de reden is om te blijven, maar dat de manager vaak wel een reden om weg te gaan.

Meer tips over leiderschap? Zie mijn recente blog met 8 leiderschapstips.

Maar wat is eigenlijk regelmatig?

Dat je je medewerkers regelmatig spreekt behoort tot het meest elementaire voor iedere manager, dat gaf ik aan in de inleiding. En hoe vaak is regelmatig?

Ben Tiggelaar noemt in één van zijn columns het ideale ritme:

• Elke week een check-in van 15-30 minuten;
• Elk kwartaal een langer gesprek.

Hij baseert zich hierbij op publicaties van het Amerikaanse bureau Gallup (zie eerdere link) dat hier onderzoek naar doet. Dit komt goed overeen met de regelmaat die ik zelf prettig vind. Hoewel ik zelf een 2-wekelijks ritme misschien wel fijner vindt. In de gesprekken kun je met elkaar de voortgang van de activiteiten bespreken en kun je met elkaar afspreken wat er nog meer nodig is.

Ook het kwartaal overleg is erg belangrijk omdat het dan mogelijk is langer met elkaar te praten over drijfveren, barrières en ambities van de medewerker. De wereld is tenslotte breder dan het huidige team.

Als het dan ook nog lukt om de gesprekken wat betreft ritme en inhoud af te stemmen met het ritme van het management en het jaarplan dan ontstaat er een energieke stroom van actie en feedback. Bij één van de organisaties waar ik een opdracht heb gedaan zijn we dat de hartslag gaan noemen. Wat weer mooi aansloot bij de agile werkwijze van die organisatie.

Mooi, maar het is al druk genoeg.

Heb je het druk, dan zijn de regelmatige gesprekken dé manier om rust, reinheid en regelmaat te verkrijgen. Plan de gesprekken met je medewerkers en probeer je verder te bekwamen in het delegeren. Help mensen om hun werk heel goed te doen. Dat is voor iedereen leuker.

Regelmatige gesprekken behoren tot het meest elementaire voor iedere manager!

Managen is het bereiken van resultaten via anderen, zoals Jan Timmer, een legendarische topman van Philips, ooit heeft gezegd. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Door structureel met mensen in gesprek te gaan, zet je een belangrijke stap om het beste in mensen naar boven te halen. Dat is goed voor hen, maar ook voor jou. Maak afspraken met je medewerkers, geef feedback, verbind met ze, geef complimenten waar het kan en vraag en luister naar wat ze te zeggen hebben. Dit leidt vaak tot goede resultaten en een goede relatie met je medewerkers. En als bonus: je medewerkers zullen anderen vertellen over de fijne manager die je bent.

Vond je deze blog interessant? Abonneer je op mijn nieuwsbrief in de column hiernaast, of lees mijn blog over Louis van Gaal en het Nederlands voetbal elftal.