Organisatie ontwikkelen? Maak managementteam ontwikkeling een topprioriteit.

Ga je je organisatie ontwikkelen? Dan dient de ontwikkeling van het managementteam een topprioriteit te zijn. Dat is mijn conclusie en stellige overtuiging op basis van 30 jaar ervaring met het veranderen van organisaties. Het managementteam is tenslotte de club die richting geeft aan de verandering en dag in dag bezig is met het realiseren van de plannen. Als het management zelf niet goed samenwerkt en niet op één lijn zit, zal de organisatieverandering niet slagen.

Een klein onderzoekje

Ik geef toe, het is niet een heel opzienbarende conclusie. Wat wel opzienbarend is, is dat managementteam ontwikkeling in de praktijk zo weinig aandacht krijgt bij verandertrajecten. Ik heb zelf een beperkt onderzoek gedaan op basis van alle veranderplannen die ik op kon sporen, en de cijfers zijn als volgt:

• Veranderplannen: 35.
• Prominente plek voor managementteam ontwikkeling: in 3 plannen.
• Aandacht voor ontwikkelen van individuele managers: in 11 plannen (waaronder de 3 hierboven).

En dat is zonde. Ik ben steeds meer overtuigd dat de ontwikkeling van het managementteam de topprioriteit moet zijn bij elke organisatieverandering.  Als we dat niet doen, is er een grote kans dat het hele veranderingstraject zonde van de tijd en energie is.

Een voorbeeld uit de praktijk

Een aantal  maanden geleden werd ik door de directie van een productiebedrijf gevraagd om te ondersteunen bij een vastgelopen verandertraject. Het veranderplan zat op zich goed in elkaar maar het ontwikkelen van het managementteam had nauwelijks aandacht. En over hun leidende rol in het werken aan een andere cultuur was ook weinig te vinden. En daar zat bij dit bedrijf nu juist het probleem en de oplossing. Het managementteam was geen team en afzonderlijke managers hadden moeite om goed te managen.

Wat er gebeurde? Voor sommige managers was het veranderplan interessant, maar het voelde niet als hun plan. Ze hadden het ook niet nodig gevonden om aan te kaarten dat het ze het er niet helemaal mee eens waren. Ze hadden “gedoken”, Daarmee hadden ze hun mogelijke bijdrage aan het plan voor zichzelf gehouden. Daarmee deden ze zichzelf en de organisatie te kort en hebben ze het plan vanaf de start ondergraven.

Aanspreken is soms lastig.

Ook vonden sommige managers het lastig de leiding te nemen op moeilijke momenten. Zo was er afgesproken dat het managementteam duidelijker afspraken moest maken met de teamleiders want dat was de laatste tijd vaak fout was gegaan. Het leek soms wel dat de teamleiders de organisatie bestuurden.

Maar sommige managers durfden hun teamleiders niet aan te spreken op hun gedrag. En de MT leden hielpen elkaar hier ook niet bij. Het gevolg was dat er veel gesproken werd, maar dat er geen vooruitgang werd geboekt. De verandering kwam tot stilstand, de managers raakten gefrustreerd. En zo waren er veel voorbeelden van afspraken die met de mond beleden werden maar die niet met daadkracht waargemaakt werden.

Dat de verandering tot stilstand kwam was in dit geval direct te herleiden tot een gebrek aan leiderschap van het managementteam. Want nadat het managementteam de focus op haar eigen handelen had gezet kwamen de resultaten direct weer op gang.

Het hart van managementteam ontwikkeling

En zo komen we bij het hart van de ontwikkeling van het managementteam: we willen een team creëren waarin mensen elkaar steunen en waarin er ruimte is voor twijfel. Waar mensen elkaar durven aan te spreken. waar twijfel en zwaktes besproken mogen worden en waar mensen elkaar kunnen vertrouwen. Zodat ze conflicten op een effectieve manier oplossen. Lees ook dit interessante artikel over managementteams bij lean trajecten.

Dus, als je met organisatie ontwikkeling aan de slag wil, start dan met de stap die je als managementteam moet maken. Als je dit doet kun je de organisatieontwikkeling vorm geven alsof de nieuwe gewenste cultuur er al is. Je start met de nieuwe managementstijl en de rest zal van zelf volgen. Leading by example krijgt zo vorm. En als je daar open over bent richting je organisatie heeft iedereen er begrip voor als het af en toe verkeerd gaat.

Maar hoe doe je dat dan?

Directeuren en BU managers die ik spreek geven vaak aan dat ze zoeken naar concrete handvatten. Ze willen zichzelf met het managementteam wel op een hoger plan krijgen, maar hoe moeten ze het dan aanpakken? De eerste stap is trouwens om te erkennen dat managementteam ontwikkeling een topprioriteit is!

Het reflecteren op de samenwerking en het functioneren is vaak een gevoelig onderwerp, omdat managers zich dan ook kwetsbaar voelen en zich soms ook zorgen maken over hun eigen baan. Eigenlijk zeggen ze zonder woorden: we vinden dit best eng. En dat is normaal, alleen zeggen dat je het eng vindt, dat is niet normaal in hun ogen.

Lees ook: Ontwikkelen zonder conflicten? Gebruik ze om te groeien.

Wat zit er in de weg: angst, trots en soms is het een beetje eng.

Uit mijn gesprekken met directeuren en managers blijken er verschillende redenen te zijn voor het achterblijven van managementteam ontwikkeling. Angst en trots worden veel genoemd. Angst bij leiders herken je bijvoorbeeld aan onzekerheid over zichzelf en over hun positie. Dit uit zich onder andere in wantrouwen in anderen. Dan kruipen ze achter hun managers rol en houden ze informatie voor zichzelf. Zelfreflectie en feedback is lastig en ze voelen zich snel aangevallen. Dit laatste geldt trouwens ook voor trotse leiders.

Wat ook regelmatig voorkomt is dat directeuren en managers binnen het managementteam moeite hebben om elkaar aan te spreken. Managers zijn toch vaak bang om iets over elkaar te zeggen, maar als je de samenwerking niet aankaart dan lukt het ook niet om de verandering vorm te geven. Als je bijvoorbeeld als team afspreekt dat je een actieve en kritische houding wil van medewerkers, dan is het ook belangrijk dat iedere manager daar mee aan de slag gaat. En als daar twijfels over zijn dan moet je het daar met zijn allen over hebben.

Werk eerst aan het vertrouwen binnen het managementteam.

Als je elkaar helpt dan groeit het vertrouwen en daarmee de kracht van het team. Zo heb ik meegemaakt dat een manager ICT veel moeite had om zijn medewerkers aan te spreken op goede communicatie met klanten. Toen dat eenmaal op tafel lag heeft het hele MT zich ingezet om hun collega te helpen met dit probleem. Dat het probleem zo duidelijk en open op tafel lag was belangrijk voor de oplossing. Ook was er veel waardering voor de kwetsbaarheid die de ICT-manager had laten zien. Niet alleen het probleem van de ICT-manager was kleiner geworden, het managementteam was gegroeid als team.

Een voorbeeld

Een heel mooi en inspirerend voorbeeld waaraan ik heb mogen meewerken is een ontwikkeltraject bij een verzekeraar met een enorme impact op de business unit. Bij de start van dit traject zijn doelen geformuleerd die letterlijk voor de helft van de mensen hun baan zou kunnen kosten. Maar het managementteam maakte duidelijk dat deze reductie ook voor henzelf gold. En sterker nog, het management begon met zichzelf. Ze gingen voorop in de verandering en maakten zo ook het verschil op de werkvloer. Enkele managers wilden dat niet en ook dat is op een hele open manier besproken. Zonder dubbele boodschappen.

De impact in het voorbeeld hierboven was enorm. De productie steeg in plaats van dat hij daalde. Mensen wilden graag bij de organisatie blijven, maar gingen ook rond kijken naar andere mogelijkheden. Het eigenaarschap nam toe in plaats van af. En er werden structureel verbeteringen doorgevoerd als resultaat van de lean inspanningen. Een bijzonder resultaat. Denk daarom goed na over de organisatie ontwikkeling en maak managementteam ontwikkeling de topprioriteit!

Veranderen is soms lastig. En toch? Lees ook: Gewoon beginnen en je wordt wat je doet.

Van vertrouwen binnen het managementteam naar vertrouwen binnen de organisatie.

Een ander mooi project waar ik aan mee heb mogen werken was de verandering bij een uitvoeringsorganisatie van de overheid. Deze organisatie was behoorlijk in zichzelf gekeerd en was het prototype van een bureaucratische ambtelijke organisatie.

Bij het aantreden van de nieuwe directeur lag er een veranderplan dat volledig gericht was op het herzien van de organisatie structuur. Old fashioned school zogezegd. De nieuwe directeur was hier niet heel blij mee. Maar in plaats van te beginnen aan een nieuw plan, besloot deze nieuwe directeur om van managementteam ontwikkeling een topprioriteit te maken! Wat volgde waren schitterende sessies met soms hilarische en soms confronterende gesprekken. Maar wel altijd veilig. Ook hier was sprake van een uitzonderlijk resultaat. De meeste managers maakten grote stappen en het team werd steeds effectiever. Er was ook een manager die deze ontwikkeling niet zag zitten en ergens anders is gaan werken.

Maar de impact ging verder. De organisatieverandering werd niet alleen een structuur- en procesverandering. De verandering werd een ontwikkeling. Een ontwikkeling naar een organisatie met teams die in hoge mate eigen verantwoordelijkheid gingen nemen. Medewerkers die opbloeiden en een dienstverlening die door de klanten werd toegejuicht. Onderliggend werd een starre bureaucratische werkwijze ingeruild voor een openheid en nieuwsgierigheid naar het werk en naar de klanten.

Maak managementteam ontwikkeling een topprioriteit! – tips:

Dus, als je met organisatie ontwikkeling aan de slag wil, begin dan om van je managementteam een echt team te maken. Enkele tips:

• Werk aan een cultuur van openheid en transparantie, waarin het delen van feedback en het uitspreken van zaken normaal is.
• Werk aan een veilige omgeving zodat het punt hierboven mogelijk is.
• Bevorder onderlinge steun. Teams werken het best wanneer teamleden elkaar ondersteunen en samenwerken. Moedig teamleden aan om elkaar te helpen, taken te verdelen en elkaar te ondersteunen bij moeilijke taken.
• Denk niet dat het gedaan is met één dag op de hei. Het is een traject dat tijd nodig heeft.
• Ben je de leider van het team? Dan speel je hierin een belangrijke voorbeeldrol. Het is belangrijk om open te staan en bereid te zijn om zaken te delen. Daarnaast is het van belang om te laten zien en voelen dat ieders mening er toe doet.

En als het lukt om het team te realiseren dat elkaar vertrouwt zul je zien dat er een bepaalde “alignment” ontstaat en dat het team zeer effectief en met grote voortvarendheid verantwoordelijkheid neemt en resultaten boekt.

De resultaten kunnen overweldigend zijn. En geloof je het niet? Denk eens andersom: stel dat het management niet (mee)verandert met de nieuwe wijziging. Hoe denk je dan je organisatie mee te krijgen?

Aan de slag met je managementteam?

Heb je interesse om verder te praten over managementteam ontwikkeling? Neem dan contact op voor een strategie sessie. Veranderen wordt een stuk leuker!

!